Emailurile continuă să înregistreze o creștere constantă.
Conform Campaign Monitor, fiecare persoană de afaceri primește în medie 121 de emailuri pe zi. Acest lucru se traduce în 847 de emailuri pe săptămână, 3.630 pe lună, 44.165 pe an și un impresionant total de 1,8 milioane de emailuri într-o carieră de 40 de ani.
Mai mult decât atât, această cantitate de emailuri crește cu 3% în fiecare an. Conform CNN Money, lucrătorul mediu petrece aproximativ 28% din zi lucrând cu emailurile. Cu alte cuvinte, conversațiile prin email, cunoscute și sub denumirea de fire de emailuri, vor deveni tot mai importante în gestionarea ta. În plus, dacă dorești să obții mai multe rezultate, timpul investit într-o activitate care reprezintă peste 1/4 din ziua ta este un investiție valoroasă.
Identificarea unui Fir de Conversații prin Email
Un schimb de emailuri devine o conversație prin email atunci când a fost răspuns de mai mult de două ori. De exemplu, 1. Mike trimite un email către John, 2. John răspunde lui Mike, și apoi 3. Mike răspunde lui John. Astfel, o conversație prin email a avut loc și este în desfășurare. De asemenea, trebuie să ținem cont că majoritatea emailurilor sunt trimise către mai mult de o persoană.
Există o mare probabilitate ca conversațiile prin email să înceapă. În plus, după cum ști, aceste conversații pot părea interminabile și pot să consume o parte semnificativă din energia și timpul tău!
Oprirea Conversațiilor prin Email înainte să Înceapă
Cea mai eficientă modalitate de a gestiona mai bine emailurile este să eviți să începi conversații lungi prin email. Aceasta te va ajuta să reduci timpul petrecut în căsuța de email.
Primul pas pentru a opri conversațiile prin email înainte să înceapă este să fi clară cu privire la ce dorești să comunici în emailul original. De multe ori, conversațiile prin email încep pentru a obține claritate asupra subiectului. De obicei, destinatarii vor încerca să înțeleagă exact ce ai dorit să comunici în emailul inițial.
Chiar dacă poate părea că economisești timp valoros completând o sarcină rapid, este important să aloci un pic de timp pentru a te gândi ce informații ar putea avea nevoie destinatarul pentru a înțelege mai bine subiectul sau întrebarea. Un sfat util este să redactezi emailul și să-l revizuiești înainte de încheierea zilei. Te pot asigura că vei adăuga cel puțin unul sau două puncte care pot face diferența între un email care este răspuns și încheiat rapid și o conversație prin email care se întinde pe mai multe zile.
În timp ce cu siguranță ai experimentat numeroase conversații prin email, poate fi dificil să parcurgi un email foarte lung. Cel mai probabil, vei derula peste antetele email-urilor, peste declarațiile legate de responsabilitate, conștientă că pentru a ajunge la răspunsul important, care adesea constă într-o singură propoziție, trebuie să treci prin 80% din conținutul repetitiv și lipsit de relevanță.
O strategie eficientă pentru gestionarea unui fir de conversație prin email constă în inserarea unei rânduri goale folosind tasta ‘Replay’ după cea mai importantă informație sau întrebare din emailul original și introducerea ‘ ‘.
De exemplu, poți introduce acest text în emailul original la punctul potrivit: ‘DAS 17-02-21: Sunt de acord cu gândurile tale și cred că ar trebui să creștem costurile cu +2.4%’. Avantajul acestei abordări este că toți participanții la conversație pot vizualiza întreaga discuție pe o singură pagină a ecranului fără a fi nevoie să facă scroll în sus și în jos. Vei ști cine a spus ce și când. Mai mult, poți folosi o culoare diferită pentru răspunsul tău, ceea ce poate fi și mai util. Totuși, amintiește-ți că în cele din urmă s-ar putea să rămâi fără culori, și trebuie să iei în considerare că 1 din 12 bărbați au probleme cu percepția culorilor (daltomanie).
Ți-a plăcut acest articol? Împărteșește-l cu echipa ta!
Cerasela,