Cum poți realiza o comunicare eficientă
Am învățat cu toții stiluri diferite de comunicare în timp ce am crescut. Pentru unii, comunicarea la locul de muncă și în lumea afacerilor poate fi o provocare. Ați putut învăța unele dintre aceste tehnici la școală sau acasă, dar să le aplicați în mod regulat în fiecare zi ar putea părea o sarcină descurajatoare. De obicei, învățăm pe măsură ce ne confruntăm cu astfel de situații, dar ar fi în interesul tău cel mai bine să studiezi, de asemenea, cum funcționează comunicarea eficientă în mediul de afaceri.
Dacă ești interesată să studiezi principiile comunicării eficiente, atunci citește în continuare pentru a afla mai multe. Se estimează că 46% dintre angajați, conform revistei Entrepreneur, rareori sau niciodată nu știu ce ar trebui să facă după o întâlnire din cauza unei lipse de comunicare eficientă. Se pare că acest lucru se întâmplă în mod regulat.
Întrebarea este – de ce se întâmplă acest lucru? Cauza cea mai probabilă este comunicarea ineficientă. La locul de muncă, ai oportunități nenumărate de a-ți comunica eficient mesajul. Întrebarea este, cum puteți profita de aceste interacțiuni prin utilizarea comunicării eficiente?
10 Principii pentru o Comunicare Eficientă Remarcabilă
Comunicarea eficientă ne ajută să valorificăm interacțiunile noastre zilnice în lumea afacerilor. Utilizează următoarele principii ale comunicării eficiente și tehnicile asociate pentru a-ți îmbunătăți interacțiunile la locul de muncă.
1. Evaluarea Contextului
Contextul oricărei conversații va dicta stilul de comunicare pe care ar trebui să-l adopți. Acesta include scopul evenimentului, locația și, de asemenea, audiența. Este crucial să înțelegi în întregime aceste componente înainte de a decide ce mesaj să transmiți și cum să-l livrezi. Înainte de a intra într-un cadru de afaceri, identifică tonul potrivit al contextului.
Cunoaște-ți audiența și ceea ce se așteaptă în mod exact de la tine. De asemenea, ar trebui să fi pregătită să setezi singură tonul contextului dacă ai un rol de conducere. Oamenii vor urma exemplul tău, așa că depune efort pentru a stabili un exemplu pozitiv prin setarea tonului potrivit. Salută oamenii cu entuziasm când intră în spațiul întâlnirii. Oferă-le o băutură precum apă sau cafea, dacă este disponibilă. Întrebă-i dacă au nevoie de ceva înainte de a începe meetingul. Clarifică dinainte așteptările pentru interacțiune.
De exemplu, informează-i că vei rezuma punctele cheie la finalul prezentării. Anunță că ești, de asemenea, deschisă pentru feedback și pentru a răspunde la întrebări în acel moment. Înainte să plece, asigură-te că toată lumea înțelege pașii pe care trebuie să-i urmeze în continuare.
2. Adoptă un Limbaj Corporal Prietenos
Cuvintele pe care le rostim reprezintă doar o parte din procesul de comunicare.
Ai observat vreodată că cineva era trist fără să spună niciun cuvânt? Poate capul îi era plecat, chipul lungit și corpul încovoiat. Acest exemplu demonstrează puterea limbajului corporal.
Potrivit expertului în limbajul corporal, Mark Bowden, în cadrul discursului său TED, oamenii citesc în mod inconștient limbajul corporal al celor din jur. Ne uităm la expresiile faciale ale persoanelor, la postura lor, precum și la modul în care își țin membrele. Aceste indicii ne ajută să decidem dacă cineva este accesibil sau dacă ar trebui să ne retragem. Pentru a avea un limbaj corporal încrezător în contextul afacerilor, este important să-ți faci mișcările clare și consistente. În caz contrar, ceilalți ar putea interpreta în mod inconștient intențiile tale ca fiind negative.
Pentru a fi accesibil, profită de momentele în care este potrivit să zâmbești. Menține zâmbetul timp de trei secunde, lăsând ochii să se încruneze ușor și menținând contactul vizual cu persoana sau persoanele cu care vorbești. Întinde brațele și mâinile la nivelul buricului, expunând palmele și abdomenul.
Când ai nevoie să ai o discuție serioasă într-un context de afaceri, este important să reduci cât mai mult limbajul corporal amenințător. Evită să îți strângi maxilarul, să îți încrucișezi brațele sau să îți miști ochii într-un mod negativ. În schimb, folosește mișcări empatice precum aprobarea cu capul, mișcările mai încetinate și menținerea contactului vizual.
Atunci când ești în dubiu și când este potrivit, adaptează-ți limbajul corporal în funcție de persoana cu care vorbești.
3. Ajustează-ți Tonul
Tonul vocii tale trebuie să se potrivească și el cu ocazia. Modul în care sună vocea noastră dezvăluie multe despre cum ne simțim, indiferent de intențiile noastre bune. Într-un mediu de afaceri, acest aspect poate însemna construirea sau ruperea unor relații importante. Dacă vrem să motivăm oamenii, a adopta un ton frustrat nu va fi deloc inspirațional. Va arăta doar auditoriului că suntem nemulțumiți de performanțele lor. Acest lucru ar putea să-i ofenseze sau să îi determine să evite interacțiunile cu noi în viitor.
În momentele cu atmosferă relaxată, precum evenimentele de networking, prezentările sau pauzele de prânz, încearcă să folosești un ton vioi în voce. În cazul conversațiilor mai serioase, țintește un ton blând, non-agresiv, care să transmită compasiune și empatie.
Exersează în prealabil ceea ce ai de spus, rostind cu voce tare. Ascultă tonul vocii tale pe măsură ce vorbești, pentru a obține o idee despre modul în care ar fi recepționat.
Imaginează-ți cum vei menține tonul vocii și cum vei reacționa în cazul în care simți emoții puternice. Exersează preluarea controlului asupra tonului în acele momente și reacționează într-un mod profesional și benefic.
4. Adresează Întrebări pentru Comunicare Eficientă
Punerea de întrebări le arată partenerilor noștri de afaceri că ascultăm și suntem interesați de ei. Putem pune întrebări pentru a înțelege sau pentru a stimula gândirea. Întrebări precum “Care sunt gândurile tale?”, “Cum te simți în legătură cu asta?” și “Ce am putea îmbunătăți pentru data viitoare?” sunt modalități excelente de a dezvolta o discuție. Aceasta implică, de asemenea, audiența și le arată că opiniile lor contează.
Dacă adresăm întrebări pentru clarificare, cel mai bine este să încercăm, de asemenea, să reexprimăm ceea ce credem că am auzit. De exemplu, “Ceea ce înțeleg eu de la tine este că avem nevoie să creștem vânzările. Este corect?” Această abordare creează o conexiune cu cealaltă persoană, arătându-le că am ascultat ceea ce au spus.
Aceasta ar trebui să fie aplicată doar dacă nu suntem siguri exact ce încearcă să comunice sau dacă subiectul este complicat. Dacă nu avem nicio idee despre ce a spus cealaltă persoană, putem pur și simplu să spunem: “Îmi pare rău, ați putea repeta, vă rog?” Această abordare permite ca toți participanții la discuție să fie pe aceeași lungime de undă și să evite neînțelegerile.
5. Ascultă pentru a Înțelege
Mulți dintre noi ascultăm pentru a răspunde, în loc să ascultăm pentru a înțelege. Aceasta poate crea tensiuni inutile, ducând la impresia că nu ne pasă de ceea ce spune celălalt. Nu simți nevoia să răspunzi automat într-un context de afaceri. Poți pur și simplu să recunoști că ai înțeles, spunând: “Înțeleg punctul tău” sau “Am înțeles ce spui.” După ce persoana care vorbește simte că a fost ascultată, putem răspunde dacă este necesar.
Folosește-ți limbajul corpului pentru a arăta că ești atentă. Dă din cap, menține o postură deschisă și menține contactul vizual. Luarea de notițe te poate ajuta, de asemenea, să înțelegi și să-ți amintești ceea ce a spus vorbitorul.
Scopul este să facem mereu ca persoana care vorbește să simtă că opiniile, gândurile și informațiile pe care le prezintă sunt valoroase. Dorim să evităm să o întrerupem și să răspundem în interesul nostru. În schimb, ar trebui să îi permitem să fie liderul conversației până când este potrivit să vorbim din nou.
6. Cultivă Respectul
Principalul nostru obiectiv atunci când folosim oricare dintre aceste tehnici de comunicare este să fim respectuoși. Prin respectarea celorlalți, creăm un spațiu în care încrederea, conexiunea și colaborarea pot prospera. Putem realiza acest lucru adresându-ne cu numele persoanei și ascultându-i cu atenție. De asemenea, putem căuta să eliminăm sau să reducem la minim eventualele distrageri.
De exemplu, putem spune cuiva: “Hei, cu adevărat doresc să aud ce ai de spus, Brian. Hai să mergem în sala de conferințe ca să pot asculta cu atenție ceea ce împărtășești.” De asemenea, putem să punem telefoanele pe modul silențios sau să le punem deoparte în timpul unei întâlniri. Editarea emailurilor înainte de a le trimite este, de asemenea, un semn de respect. Aceasta demonstrează că ne pasă de modul în care suntem percepuți de ceilalți și de modul în care ne percepem în mediul de lucru.
7. Comunicare Eficientă și Succintă
În lumea afacerilor, timpul este prețios. Persoana cu care interacționezi ar putea avea multe alte responsabilități sau un program aglomerat. De aceea, este esențial să fii clară și să mergi direct la subiect atunci când comunici la locul de muncă. De asemenea, este important să fii punctuală și să închei conversațiile într-un timp rezonabil. Abordarea directă reduce riscul de confuzii și ambiguități. Asigură-te întotdeauna că subliniezi și repetiți punctele cele mai importante în timpul discuțiilor.
Această abordare este mai ușor de implementat în comunicarea prin e-mail, dar poate fi aplicată și în interacțiunile față în față. De exemplu, când discuți personal, folosește cuvintele cele mai potrivite pentru a-ți transmite mesajul în cel mai concis mod posibil. Menține un ton prietenos, dar în discuțiile legate de afaceri, concentrează-te pe punctele principale.
Înainte să discuți cu cineva, pregătește-ți mesajul în minte. Dacă este necesar, exersează în gând ceea ce vrei să comunici pentru a te asigura că mesajul tău ajunge cu claritate.
De asemenea, poți sugera trimiterea unui e-mail după discuție, în care să evidențiezi punctele-cheie ale conversației.
8. Fii Conștientă de Prezență
Modul în care te prezinți transmite și el un mesaj. Prezentarea ta include îmbrăcămintea pe care o porți, parfumul sau apa de toaletă și igiena personală. Dacă vrei ca oamenii să te asculte și să te ia în serios, atunci trebuie să te îmbraci corespunzător. Simplu spus, igiena și vestimentația necorespunzătoare vor putea distrage atenția persoanei cu care discuți.
Dacă hainele tale sunt murdare sau neglijate, acest lucru va influența modul în care te percepe cealaltă persoană. Dacă aceștia sunt prea ocupați să încerce să înțeleagă vestimentația ta, ar putea să nu observe mesajul pe care îl transmiți.
Propune-ți să porți îmbrăcăminte business formal sau business casual în mod regulat. Pentru întâlniri sau evenimente importante, optează întotdeauna pentru vestimentație business formal. Respectă codul vestimentar al biroului și arată întotdeauna la cel mai bun nivel.
9. Oferă Feedback prin Comunicare Eficientă
După ce simți că ai înțeles complet vorbitorul, este momentul să oferi un feedback. Feedback-ul oferă vorbitorului o idee despre cât de eficient și-au atins obiectivele.
Feedback-ul poate avea multe forme. Laudă, sfaturi și comentarii sunt toate forme de feedback. Vrei să fii sincer în feedback-ul tău, dar și cu tact. Scopul este să fii respectuoasă.
Un mod de a face acest lucru este prin folosirea afirmațiilor de tip “Eu”. Folosind afirmații de tip “Eu”, comunici că feedback-ul reprezintă doar opinia ta. Transmiți vorbitorului că feedback-ul tău nu este o chestiune de fapt pe care toți cei prezenți o cred.
Folosirea afirmațiilor de tip “Eu” comunică și celorlalți din audiență că nu vorbești în numele grupului. Acest lucru va face ca și alte persoane să se simtă mai confortabil să-și ofere propriul feedback.
O altă strategie pe care o poți folosi este utilizarea afirmațiilor de tip “noi”. Utilizarea acestor afirmații este foarte eficientă atunci când ”critici” munca cuiva și oferi sugestii pentru îmbunătățire. Aceasta creează o senzație de colaborare în interacțiune, în loc să fie doar o critică simplă.
Să luăm ca exemplu situația în care colegul tău de muncă îți cere părerea despre un proiect la care lucrează. În loc să spui “Ai putea să schimbi asta”, poți spune “Ce părere ai dacă am schimba introducerea?”. Formularea sub formă de întrebare permite persoanei care primește feedback-ul să decidă dacă sunt de acord sau nu.
În timpul discuției, este important să le permiți celorlalți să-ți ofere feedback. Pentru persoanele care se simt inconfortabil să vorbească în grupuri, poți furniza cartonașe pe care să-și scrie întrebările și feedback-ul.
10. Stabilește un Plan și Exersează Comunicarea Eficientă
Atunci când vorbești în mediul de afaceri, este important să ai un plan și un obiectiv bine definit. Aceasta este deosebit de important în cadrul întâlnirilor de afaceri și al prezentărilor. Deși poate fi dificil să te pregătești și să începi, pregătirea este esențială.
Când ești pregătit, te simți mai încrezător. Pregătirea construiește încrederea. Acest lucru îți va permite să îți transmiți cu succes punctul de vedere, fără a părea prea anxioasă. Chiar și atunci când simți emoții sau nervozitate legate de vorbit în public, să ai un plan va fi un punct de referință util în cazul în care te abati de la subiect.
Mediul de Lucru și Comunicarea Eficientă
Comunicarea eficientă îmbunătățește șansele tale de a atinge succesul. Când te angajezi în comunicare eficientă, experimentezi o mai mare încredere în sine și o mai intensă stima de sine. În plus, obții perspective mai profunde asupra identității tale în sfera afacerilor.
Este important să ai în vedere că comunicarea este un proces reciproc. Chiar și atunci când comunicăm eficient, mesajul dorit nu este întotdeauna înțeles corect de către destinatar. Neînțelegerile apar, iar uneori sunt dincolo de controlul nostru.
Totuși, pentru a avea cel mai pozitiv impact asupra rezultatului unei interacțiuni, este întotdeauna înțelept să investim în utilizarea tehnicilor de comunicare eficientă.
Dorești să primești articole regulate despre comunicare și dezvoltare? Să-ți îmbunătățești dezvoltarea personală?